Fast Close : améliorer qualité et délai de ses clôtures financières

De la TPE à l’entreprise du CAC40, l’exercice des clôtures financières est une épreuve chronophage et consommatrice de ressources. Pour les premières, il s’agit souvent d’un exercice annuel afin d’informer les dirigeants, mais pour celles qui communiquent sur le marché, cela représente en enjeu crucial de communication.

Qu’est-ce que le Fast Close ?

Il consiste à réduire les délais de clôture et de publication des comptes et à améliorer le pilotage. Tous les secteurs et toutes les tailles d’entreprise sont concernés. La notion de closing va de la collecte des informations (factures) à la publication des rapports financiers en interne et en externe. Le closing peut être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel et peut couvrir aussi les phases budgétaires. S’il n’est pas toujours légalement obligatoire, un fond d’investissements présent dans une TPE peut l’imposer pour des clôtures même mensuelles. Pour les groupes cotés, un retard de publication démontre un disfonctionnement dans la maîtrise de l’activité et l’efficacité des processus. On peut illustrer avec la chute en bourse du titre Atari de 9,2% suite à son annonce d’un délai de publication de ses comptes trimestriels. Aujourd’hui la moyenne de production des très grosses entreprises européennes est à 30 jours.

Pourquoi effectuer un Fast Close ?

Il y a 3 objectifs majeurs : la qualité – pour donner plus de visibilité et d’informations décisionnelles, réagir vite aux évènements et dégager du temps pour la phase d’analyse ; le coût – pour réduire les tâches non optimales ; et le délai – pour donner une meilleure image et éviter l’effet tunnel. Sur ces 3 objectifs, des bénéfices types tels qu’une baisse significative des ajustements (jusqu’à 80%) peuvent être attendus, une réduction en jours d’annonce des résultats et une diminution nette des coûts (de l’ordre de 30%). Pour les PME françaises de moins de 100 m€ de CA, on constate 45% d’écritures manuelles au journal pour un coût moyen de 130k€.

Comment procéder ?

Cela mobilise un grand nombre de personnes et se répercute dans les filiales, du comptable au directeur financier en passant par le contrôleur de gestion. Il est primordial d’intégrer les aspects processus, SI et organisation. La première étape est un diagnostic de l’existant; la dernière débouche sur la conduite du changement pour faire plus vite mais surtout différemment. Les contraintes sont nombreuses (normes comptables, systèmes complexes, géographie, réduction des coûts de la fonction finance…). L’expérience d’EY sur ces projets nous a permis d’identifier des axes d’amélioration types comme les doubles saisies, le volume et les écarts d’intercos, l’absence de matrice des responsabilités et d’instructions claires, une multitude de sources de données… et nous permet de mettre en place les bonnes pratiques.

Martial GHESQUIERE © DR

Article de Martial GHESQUIERE

Manager, EY Montpellier

martial.ghesquiere@fr.ey.com

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